Adhit’s Weblog

Just another ordinary people to share something

Penerapan Business Intelligence di United Pipe & Suppply Co. (SIT Assignment revisi)

Posted by adhit on May 6, 2008

Penerapan Business Intelligence di United Pipe & Supply Co.

1. Pendahuluan

United Pipe & Supply CO. adalah sebuah perusahaan yang bergerak sebagai distributor pipa dan sistem irigasi yang bermarkas di Portland, Oregon, AS. United Pipe merupakan salah satu distributor pipa tersebar di wilayah barat laut AS dan mendistribusikan peralatan untuk irigasi, pompa, saluran air dan HVAC. Rata-rata pendapatan pertahun yang diperoleh United Pipe sebesar $174 juta per tahun dan memiliki 5000 pelanggan. Pada suatu waktu ketidakmampuan organisasi untuk menemukan informasi yang relevan secara cepat mengakibatkan pengambilan keputusan yang buruk, kelambatan respon, dan ketidakpuasan pelanggan. Dengan banyaknya pelanggan yang dimiliki, United Pipe berusaha mengelola pelanggannya sebaik mungkin. Pada tahun 2002, United Pipe mengimplementasi Business Intelligence. Dalam implementasi yang dilakukan, United Pipe mampu mengetahui dengan cepat mengenai biaya yang dikeluarkan untuk business travel, waktu yang diperlukan untuk menyimpan barang persediaan dan bahkan hal-hal terkecil yang dilakukan karyawan mampu diketahui besaran biayanya. United Pipe cukup terkejut setelah mengimplementasikan business intelligence, tingkat profitabilitas yang diperoleh selama ini ternyata tidak berasal dari pelanggan terbaik seperti yang selama ini dikiranya. Justru pelanggan terbaik yang diunggulkan oleh United Pipe membebani perusahaan sebesar $ 50.000/tahun. Kenyataan tersebut menjadikan pelajaran bagi Perusahaan. Dengan mengimplementasikan Business Intelligence, United Pipe mampu mengetahui divisi apa yang menghasilkan keuntungan paling besar, biaya yang paling banyak, waktu penyelesaian yang paling lama dan paling cepat, berapa modal yang diperlukan untuk investasi, dan kinerja dari karyawan.

2. Penerapan Business Intelligence

Penerapan Business Intelligence di United Pipe mengalami beberapa hambatan, investasi yang mahal harus dikeluarkan oleh United Pipe sebesar $ 250.000 dan biaya pemeliharaan yang cukup besar juga diperlukan. Pada awalnya solusi Activity Based Management tidak terintegrasi dengan sistem Customer Relationship Management United Pipe, sehingga di hire seorang business analyst untuk mengatasinya. Dalam penerapan Business Intelligent terjadi pasang surut karena adanya pergantian CEO, dimana masing-masing CEO mempunyai karakteristik yang tidak sama dan mempunyai pandangan IT yang berbeda. Business Intelligence selama dua periode kepimpinan tidak mengalami peng-update-an sehingga data-data yang digunakan merupakan data historis yang tidak update lagi. Pada pergantian periode pertama CEO baru tidak begitu mengerti tentang Information Teknologi sehingga tidak begitu menyukai perangkat Business Intelligence, sehingga proses updating data tersebut dibekukan. Pada periode kepemimpinan kedua, memiliki pemimpin yang juga tidak begitu memperhatikan perkembangan IT. Pada tahun 2004, Business Intelligence difungsikan secara penuh kembali dan ditambahkan peranti lunak utility Exact-Transform-Load (ETL) untuk mempermudah data masuk ke dalam Business Intelligence.

United Pipe mempunyai 5000 pelanggan di wilayah Oregon, jumlah pelanggan yang besar tersebut menjadi perhatian khusus bagi United Pipe untuk di kelola. United Pipe ingin mengetahui kontribusi dari masing-masing pelanggan, sehingga akan dikelompokkan antara pelanggan yang menguntungkan dan merugikan. Solusi Activity Based Management (ABM) yang dibeli dari SAS (Perusahaan penyedia jasa solusi bisnis) merupakan hal yang tepat dilakukan United Pipe. Activity Based Management mampu memberikan laporan pendapatan perbulan yang mampu memperlihatkan pelanggan yang menguntungkan atau tidak, selain itu biaya yang timbul untuk melayani pelanggan tersebut, diketahui risiko-risiko yang akan dihadapi dan diberikan alternatif solusinya. Model Activity Based Management yang dimiliki United Pipe diterapkan diseluruh aktifitas operasional dari ke-23 cabang United Pipe. Aktifitas operasional tersebut mulai dari laporan penjualan, catatan pengiriman dan data inventori yang kesemuanya dilaporkan dalam satu tampilan yang komprehensif.

3. Pembahasan

Business Intelligence Systems atau disebut juga Executive Information Sytems merupakan suatu sistem yang terintegrasi secara online mengirimkan informasi sekarang mengenai kondisi bisnis perusahaan keseluruhan yang dikemas sedemikian rupa hingga mudah di akses dan di mengerti. Informasi tersebut di tujukan kepada para senior executives dan para seluruh manajer, dimaksudkan supaya pengambilan keputusan yang akurat dan cepat dapat dicapai. Data yang diperoleh business intelligence berasal dari data internal dan eksternal. Data Internal merupakan data yang berasal dari proses bisnis perusahaan, misal data transaksi penjualan, data persediaan barang, data penyelesaian produk per tenaga kerja, dan data-data lainnya yang relevan. Data Eksternal merupakan data yang diperoleh dari luar perusahaan. Misalnya data mengenai kebutuhan pelanggan, kemampuan financial pelanggan, dan data pesaing.

Ada 4 hal yang perlu diketahui mengenai business intelligence systems :

1. 1. Memberikan informasi sekarang mengenai kondisi bisnis perusahaan

Informasi yang realtime diperlukan oleh para manajer untuk mengambil keputusan. Selain itu juga digunakan untuk memonitor kondisi perusahaan saat ini. Dengan menggunakan system ini, seluruh kondisi internal perusahaan dapat diketahui.

2. 2. Dengan mudah diakses oleh top level management

Level manajer merupakan pengendali perusahaan dan sebagai decision maker. Terkait dengan nomor sebelumnya yaitu pengambilan keputusan akses yang cepat oleh manajer sangat bermanfaat. Informasi yang update tetapi tidak didukung dengan kemudahan akses akan menjadi hambatan.

3. 3. Designed to be used without intermediary assistance

Dalam perusahaan-perusahaan lainnya, akses untuk mendapatkan informasi kondisi keuangan pada hari ini perlu menghubungi bagian keuangan terlebih dahulu dan kemudian bagian keuangan mengumpulkan data dari bagian penjualan, produksi, inventory, dan marketing. Proses tersebut memakan waktu yang cukup lama. Dengan ada Business intelligence prosedur yang panjang tersebut dapat dihilangkan, sehingga manajer dengan cepat mampu mengetahui kondisi keuangan hari ini hanya dengan akses ke komputer.

4. 4. Uses state-of-the-art graphics, communications, and data storage methods

Informasi yang disajikan harus mudah dipahami oleh manajer. Sehingga tampilan-tampilan berupa grafik, komunikasi yang sederhana dengan memberikan summary. Karena sistem ini akan digunakan oleh semua manajer dan karyawan, sehingga informasi yang disajikan harus mudah dimengerti.

Activity Based Management ini merupakan memetakan seluruh siklus bisnis yang terjadi di United Pipe dan mengukur biaya yang terjadi dari masing-masing aktifitas dalam supply chain. Setiap aktifitas bisnis yang terjadi di United Pipe akan diketahui secara rinci. Aktifitas yang pada awalnya tidak menguntungkan akan di ubah menjadi menguntungkan. Biaya pengiriman yang dilakukan pun diketahuinya untuk tiap-tiap pelanggan sekaligus faktor-faktor yang menyebabkan harga tersebut naik, sehingga United Pipe akan bisa lebih efektif dan efesien dari melakukan pengiriman produknya. Untuk mengetahui secara mudah, para manajer memantau laporan bulanan dengan melihat grafik profitabilitas setiap pelanggan secara lengkap baik itu dari biaya proses yang terjadi untuk melayani pelanggan tersebut. Business Intelligence di United Pipe juga digunakan untuk mengetahui kondisi pesaingnya. Dengan informasi tersebut United Pipe bisa memberikan harga yang bersaing dan mempu memberikan informasi kepada pelanggan mengenai kondisi harga terebut. Karyawan United Pipe tidak mengalami kesulitan dalam mengakses peranti Business Intelligence melalui Desktop. Sehingga para staff United Pipe bisa menyelasaikan laporannya dengan cepat, baik laporan keuangan, proses pembuatan budgeting, pengiriman barang, dll.

Penerapan Business Intelligence di dalam United Pipe tidak hanya menguntungkan bagi internal perusahaan, tetapi penerapan Business Intelligence dengan menggunakan Activity Based Management jika dari sisi pelanggan, solusi bisnis tersebut juga menguntungkan bagi pelanggan. Salah satu pelanggan United Pipe yaitu Don Farelly. Pada awalnya Farelly mengambil sendiri barang yang dipesannya, karena dirasa dengan mengambil sendiri barang yang diterima akan lebih cepat. Setelah United Pipe menerapkan Activity Based Management, pelayanan ke Farelly semakin memuaskan. United Pipe melayani Farelly dengan memberikan informasi mengenai bahan baku apa saja yang akan dipakai, hal tersebut didasarkan pada data-data historis pelanggan selain itu United Pipe juga mampu memberikan perhitungan kepada Farelly mengenai biaya-biaya yang dia tanggung selama Farelly mengambil sendiri barang pesanannya. United Pipe membantu pelanggan dengan membuat perencanaan pemesanan produk supaya tidak terjadi kelebihan persediaan oleh customer. Hal tersebut dilakukan oleh United Pipe karena biaya yang dikeluarkan United Pipe sangat besar untuk mengambil kelebihan produk di lokasi customer. United Pipe dengan implementasi Activity Based Management selain membantu pelanggan dalam hal perencanaan pemesanan, United Pipe jauh-jauh hari juga memberikan informasi mengenai bahan-bahan yang akan di butuhkan oleh pelanggan.

Dalam pengimpelentasian Business Intelligence, ada tiga komponen yang harus diperhatikan supaya system tersebut bisa berjalan dengan baik dan sukses. Tiga komponen tersebut adalah:

1. 1. Bisnis proses

2. 2. Teknologi Informasi

3. 3. People

Ketiga hal tersebut saling terkait satu sama lain. Dalam hal ini United Pipe memiliki 5000 pelanggan sehingga perlu mengadopsi suatu sistem untuk mengelola pelanggan yang sangat banyak. United Pipe berharap dengan pelanggan sebanyak itu, United Pipe mampu menjaga hubungan dengan semua pelanggan dengan baik, berusaha tetap menjaga loyalitas pelanggan terhadap produk United Pipe. Pengimplementasian Business Intelligence sebagai sistem Informasi teknologi, United Pipe harus melakukan investasi yang besar. Meskipun investasi yang besar, United Pipe berpikir bahwa pengimplementasian Business Intelligence system merupakan investasi jangka panjang. Sehingga dari sisi financial akan mendapatkan NPV (Net Present Value) yang positif. Dari ketiga komponen diatas United Pipe telah berhasil menintegrasikan ketiganya. United Pipe dari sisi people tidak ada masalah yang signifikan, karyawan mendukung pengimplementasian sistem tersebut. Bisnis proses di United Pipe dinilai telah melakukan pemilihan Teknologi Informasi yang tepat. Dengan pengimplementasian Business Intelligence system, United Pipe mampu mengidentifikasi pelanggan yang potensial. United Pipe mampu mengetahui secara detail biaya-biaya yang terjadi untuk melayani pelanggan tertentu. Dengan informasi tersebut United Pipe bisa melakukan efisiensi biaya yang dinilai tidak perlu dikeluarkan tanpa harus mengurangi kepuasan pelanggan. United pipe mampu mengidentifikasi komponen-komponen pemicu peningkatan biaya, sehingga informasi tersebut diolah dan akan dibuat solusi untuk mengubah menjadi sesuatu yang profitable.

4. Kesimpulan dan saran

Pada saat ini dunia bisnis bergerak sangat dinamis, pesaing-pesaing yang ada menuntut kita untuk selalu merencanakan strategi-strategi bisnis baru untuk dapat menjadi market leader. Beberapa hal yang paling utama adalah penerapan sistem yang mampu menciptakan efisiensi biaya dan efektifitas produksi para karyawan, proses pengambilan keputusan yang tepat, pembangunan infrastruktur yang memadai. Penerapan Business Intelligence yang dilakukan oleh United Pipe tidak cukup. Sistem ERP juga perlu diterapkan di United Pipe (karena tidak ada informasi bahwa United Pipe menggunakan ERP), seperti kasus salah satu perusahaan di industri yang sama di Amerika yaitu OCBIN (nama disamarkan). OCBIN menerapkan ERP karena sistem yang tidak terintegrasi, lemahnya informasi, dan sistem informasi yang buruk. Solusi dari permasalahan itu, OCBIN menerapkan sistem ERP. OCBIN berhasil menerapkan sistem ERPnya karena tiga hal (people, business process, IT) dapat di adopsi dengan baik. ERP merupakan suatu perangkat lunak yang didesain untuk memadukan proses bisnis yang ada, pengunaan database perusahaan untuk menghasilkan informasi yang valid. ERP dan Business Intelligence mempunyai keterkaitan, ERP merupakan sistem yang menintegrasikan seluruh sistem yang ada dalam suatu perusahaan untuk mendapatkan informasi yang benar dan digunakan untuk pengambilan keputusan. Dengan penerapan ERP, bagian inventory akan mengetahui berapa bahan baku yang akan digunakan oleh bagian produksi secara real time apabila persediaan bahan baku di bagian produksi akan habis. Sehingga bagian produksi tidak akan menunggu barang dikirim, apabila bahan baku untuk produksi habis. Sedangkan Business Intelligence akan memegang peranan penting dalam menentukan kebijakan dan langkah-langkah strategis apa yang akan diambil oleh Manajer. Dengan didukung sistem ERP, informasi-informasi yang tersedia akan mendukung business Intelligence untuk mengambil keputusan yang tepat oleh para Manajer. Business intelligence lebih berorientasi kepada proses pengambilan di level manajerial, sehingga manajer akan lebih efisien dan efektif terhadap keputusannya. Lain halnya dengan ERP, ERP merupakan sistem aplikasi yang mengintegrasikan sistem yang ada dalam satu server, sehingga seluruh bagian perusahaan mengetahui informasi yang ada. Jika business intelligence dan ERP diterapkan di United Pipe maka kebutuhan bisnis akan terpenuhi.

5. Referensi

http://www.ebizzasia.com/eBizzAsiaV02/index.php?option=com_content&task=view&id=192&Itemid=30

Martin, Brown, DeHayes, et all, Entreprise Systems, Managing Information Technology, 5th edition, hal 198.

Martin, Brown, DeHayes, et all, Managerial Support Systems, Managing Information Technology, 5th edition, hal 222

Advertisements

7 Responses to “Penerapan Business Intelligence di United Pipe & Suppply Co. (SIT Assignment revisi)”

  1. rahma.... said

    wah….akhirnya papermu jd juga ya…
    boleh juga isi papernya
    jd nambah pengetahuan neh hehe…
    btw dengan ini http://profiles.friendster.com/66668743
    apa commentmu?????

  2. abe said

    Bisnis Intelijen dhit?? kyk nya kepakai bwt cm cri info ttg calon gebetan ….trus dikaitkan dgn teori portofolio yg PDKT ke semua cewek….tp hasil???Wallahualam bi sawwab…

    topik ny abe: Sistem Kliring NasionalBank Inonesia dalam perspektif Sitem Informasi Hukum Perbankan UU ITE (skripsi ny ADHIKA B PRASETYO)

  3. khusna said

    Saya tertarik dengan artikel anda bisa lah..sharing……:)

  4. adhit said

    Terima kasih khusna atas komentarnya, blognya apa ya? entar kita sharing2 🙂

  5. jainal said

    wah.. terima ksih sekali..
    pembahasan yang membantu.. dan menambah pengetahuan… smoga bermanfaat..

  6. […] https://megadhit.wordpress.com/2008/05/06/penerapan-business-intelligence-di-united-pipe-supply-co/ diakses pada 30 Mei 2010, pukul 22:00 […]

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: